Política de Privacidade

1. Papéis: controlador e operador

A organização cliente é a controladora dos dados pessoais tratados por meio do Serviço: é ela quem decide quais reuniões gravar, quem participa, quais documentos alimentam a IA, por quanto tempo reter e qual regime de aviso adotar. Nós atuamos como operadores, tratando os dados em nome da organização e conforme suas instruções documentadas, nos termos do Contrato de Operador (DPA). Se você é um participante de reunião e deseja exercer direitos sobre seus dados, normalmente deverá dirigir-se à organização controladora; nós auxiliamos essa organização a atender à sua solicitação.

2. Dados tratados

Conforme a configuração de cada organização, o Serviço pode tratar:

• Voz e imagem dos participantes da reunião, capturadas a partir da sessão do Protagonista.
• Transcrição da conversa e os resumos, sugestões e dossiês dela derivados.
• Documentos fornecidos pela organização para alimentar os insights de IA, e os trechos e vetores (embeddings) deles gerados.
• Dados de conta e de uso — identificação de usuários, registros de acesso, logs de sessão e de observadores, e metadados necessários à operação e à auditoria.

A leitura de clima da conversa a partir de voz ou face pode envolver dado pessoal sensível. Por isso, o Serviço é texto-primeiro: a análise a partir da transcrição é a espinha dorsal; a análise a partir de voz ou face é opcional, desligada por padrão, sujeita a consentimento específico e destacado de todos os participantes, e bloqueada nos contextos e jurisdições em que a inferência de emoções a partir de dados biométricos é vedada. Essa leitura é apresentada como expressão da conversa, com incerteza declarada, e nunca é usada para avaliação de desempenho ou decisões de recursos humanos.

3. Bases legais

A base legal de cada tratamento é definida e registrada pela organização controladora, por sessão. As bases mais comuns são o legítimo interesse — amparado por avaliação de legítimo interesse (LIA) documentada, com teste de necessidade, balanceamento e salvaguardas — e o consentimento, exigido de forma específica e destacada quando o tratamento envolve dados sensíveis (como a leitura de clima a partir de voz ou face) ou quando a jurisdição da reunião requer o consentimento de todos os participantes. O Serviço registra a base legal declarada em cada sessão e disponibiliza um modelo de LIA na documentação.

4. Licitude da gravação e a LGPD

O Supremo Tribunal Federal, no Tema 237 de repercussão geral (RE 583.937), fixou que é lícita a prova consistente em gravação ambiental realizada por um dos interlocutores sem conhecimento do outro. O Serviço opera nessa moldura: o Protagonista participa da conversa, e a captura é gravação por interlocutor — não interceptação de comunicação alheia, esta sim ilícita sem ordem judicial. Essa licitude, contudo, não dispensa a LGPD: voz, imagem e transcrição continuam sendo dados pessoais de todos os participantes, inclusive de quem não é usuário, e o seu tratamento exige base legal, transparência, minimização, retenção limitada, segurança e respeito aos direitos do titular.

5. Transparência

O Serviço recomenda ativamente que o Protagonista informe os demais participantes sobre a gravação e oferece configuração de regime de aviso por organização — do aviso simples ao aviso com opção de recusa e ao consentimento explícito (opt-in). A escolha do cliente é registrada, e a criação de sessão exibe orientação de compliance, inclusive alertando que jurisdições de consentimento de todos exigem aviso obrigatório. Em recursos de presença assistida com síntese de voz ou imagem, a divulgação é permanente e visível a todos, como condição técnica de funcionamento.

6. Retenção e eliminação

A retenção é configurável por organização (por exemplo, vídeo por 90 dias e transcrição por período mais longo). Ao término dos prazos definidos pelo controlador, os dados são eliminados de forma automática e comprovável, e os backups são alinhados a essa política para que não se convertam em retenção perpétua. Exceções de eliminação — por exemplo, guarda para defesa em processo — são documentadas.

7. Direitos do titular (art. 18 da LGPD)

Os titulares têm direito, entre outros, à confirmação da existência de tratamento, ao acesso, à correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados, à anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, à portabilidade, à informação sobre o compartilhamento e à revisão de decisões automatizadas. O Serviço oferece à organização controladora um fluxo de atendimento a essas requisições que abrange gravação, transcrição e resumos, inclusive para titulares que não são usuários do sistema, além da correção de transcrição e da eliminação com as exceções documentadas. As solicitações devem ser dirigidas à organização controladora, a quem prestamos auxílio como operadores.

8. Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas: criptografia em repouso e em trânsito; acesso a arquivos de mídia por URLs pré-assinadas (presigned URLs) de curta duração; isolamento entre organizações por segurança em nível de linha (RLS) no banco de dados, com testes de acesso cruzado (cross-tenant) na integração contínua; trilha de auditoria de acessos visível ao administrador da organização; e plano de resposta a incidentes com notificação nos prazos da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Nenhum sistema é absolutamente imune, mas trabalhamos continuamente para reduzir riscos.

9. Suboperadores e transferência internacional

Para prestar o Serviço, recorremos a suboperadores — provedores de infraestrutura em nuvem, de reconhecimento de fala (speech-to-text), de modelos de linguagem e de geração de embeddings — que podem tratar dados fora do Brasil. Essas transferências internacionais observam as hipóteses e salvaguardas da LGPD, com cláusulas contratuais adequadas. A lista de suboperadores e as regras de transferência constam do Contrato de Operador (DPA).

10. Uso de IA e não treinamento de modelos de terceiros

Os dados tratados por meio do Serviço não são utilizados para treinar modelos de inteligência artificial de terceiros. Contratamos os provedores de reconhecimento de fala e de modelos de linguagem em modo empresarial, com garantia contratual de que o conteúdo enviado não alimenta o treinamento de seus modelos. A IA é empregada exclusivamente para gerar, em favor da organização, a transcrição, os insights, a leitura de clima e os dossiês da própria sessão.

11. Encarregado e contato

Para dúvidas sobre esta Política ou sobre o tratamento de dados, titulares e organizações podem entrar em contato pelos canais indicados na sua contratação. Sendo você participante de uma reunião, o ponto de contato primário para o exercício de direitos é a organização controladora responsável pela sessão.